人事評価制度運用における処理作業軽減　公務員向WEB型人事評価システム　ススムくん

香川県
国立大学法人 香川大学さま

WEB型人事評価システム「ススムくん」のこれまでの導入実績は、中央省庁、独立行政法人、自治体などがメインでしたが、今回初の大学へ導入されました。そこで大学第一号となった香川大学を訪問し、開発の経緯や導入後の様子、また実際に使用して感じた操作性などについてお話をお伺いしました。

エンジニアと二人三脚の開発で香川大学のオリジナル仕様に

　平成19年度から導入していたWEB型の人事評価システムも導入以来5 年が経過し、システム更新の時期が迫っておりました。ケー・デー・シー主催の「人事評価制度導入セミナー」で話を聞いたときに、前システムと矛盾点がないことや、乗り換え可能というところに魅力を感じました。『ススムくん』は公務員をターゲットとしており、すでにさまざまな官公庁や独立行政法人、自治体での実績があったことも安心材料になりましたね。
　実際に導入が決定してからは、スピーディに対応してくれたこともあり、開発から完成までは約4 カ月でした。前システムの流れを踏襲したものをエンジニアの方と細かくすり合わせながら作っていきますが、この短期間で一つひとつ丁寧に対応してくださったのが印象的です。基本的に、こちらの要望や絶対に必要な機能は仕様書で伝えます。その答えについてはエンジニアから可能か不可能か、また代替案はどういったものがあるのかといったアイデアをもらいながら開発していくことができました。公務員をターゲットとしているだけに、こちらの状況を理解しながら対応して頂けたことがとてもスムーズな開発につながったと思っています。おかげさまで、既存システムから『ススムくん』に変更しましたが、スムーズに乗り換えることができました。

使いやすさを追求してカスタマイズ。運用をスムーズにする操作性もアップ！

　導入後間もない状況ではありますが、各課に『ススムくん』の操作性をリサーチすると、初めて使う人には抵抗なく受け入れられているといった印象です。これまでもWEB型システムを使っておりましたので、従来のものに慣れていた人にとって最初は違和感があるかもしれませんが、それも時間とともに慣れてくると思います。
　今回の『ススムくん』導入においては、前回のシステムの反省点を活かし、画面レイアウトに工夫をしたので、使いやすくなったと思っています。前のシステムでは画面をスクロールで入力・閲覧していたのですが、下まで読んだときに、上にある情報に戻るにはまたスクロールを戻さなくてはなりませんでした。何百件と画面をチェックする人にとって、その作業は煩雑だったのです。『ススムくん』は一画面で完結するデザインになっており、画面はタブで切り替えられるようになっているので、まるで紙をめくるように次々見ることができます。この操作性の高さは好評ですね。

ゴールは人材育成、評価は手段。『ススムくん』が、好循環のきっかけに。

　人事グループの私たちは『ススムくん』を導入した管理者側の立場から、システムのメリットを伝えていかなければならないと感じています。そもそもシステム導入の最終目標は人材育成。評価はあくまで過程であるということ。そして正しい評価が働く人のモチベーションにつながり、目標を立てて仕事に取り組むことができる環境を作り出すことを目指しています。
　例えば窓口業務は学生と対峙するため、職員はそこに対する目標を立て、学生と接する際の態度が改善されるかもしれません。顧客満足のためにどうすればいいかを考えて個人的に研修に参加することも考えられます。そうすることでどんどんレベルアップし、“あの窓口は好感が持てる” という評価されるようになるかもしれません。一職員の能力が高まることで、大学の評価も上がっていく… 。人事評価システムの導入で、大学にいい循環が生まれることを願います。
　また、今後個人の評価データが蓄積されると、個々の能力を経年で見ることもできます。
　データを分析すれば、個人の強みを活かした適材適所の人事異動も可能。さらに、弱みを補うための手段も明確になるので、「何の研修が必要か」など人材育成にも活用できます。データを活用すれば、汎用性は広がるばかりです。

信頼と安心の保守体制。頼れるシステムパートナー。

　保守体制もしっかりしており、心強く感じています。エンジニアの方とは頻繁に電話やメールでやりとりしておりますが、システムだけの要件でなく、人事評価制度の運用面でのサポートも丁寧に対応してくれるので、とても助かりますし、頼りにしています。メンテナンスはリモートによる作業であり、セキュリティが確保されたネットワーク経路を使っているので安心です。
　システム自体もよくして頂きましたし、メンテナンスもきめ細かく、私たちの目線に立って対応して頂き、大変満足しております。今後もまたさまざまな活用方法を取り入れながら、評価システム自体を育てていきたいと思います。